Jednym z najczęstszych problemów, z jakim borykają się wprowadzające lub posiadające system jakości przedsiębiorstwa jest spełnienie tych wymagań, które wymuszają wprowadzenie nowych, dotychczas niestosowanych działań. Tam właśnie najczęściej przychodzą z pomocą specjalistyczne programy komputerowe, które proponując pewien sposób postępowania, spełniający wymagania standardów jakościowych, pozwalają jednocześnie na jego pełne dostosowanie do specyfiki przedsiębiorstwa i jego wymagań.
Tego typu oprogramowanie, dzięki zaimplementowanym, działającym algorytmom postępowania oraz dzięki wbudowanym mechanizmom informacji i komunikacji (poczta elektroniczna) przyczynia się do zaakceptowania i efektywnego wykorzystania posiadanego systemu zapewnienia jakości przez pracowników dzięki znacznemu zwolnieniu ich od „uciążliwych” obowiązków.